Ein oft unterschätzter Aspekt der digitalen Sicherheit betrifft die Wahl von Dateiformaten. Italo Vignoli, Vertreter der Document Foundation, macht deutlich, dass digitale Souveränität bereits bei der Dateiformat-Entscheidung beginnt. Proprietäre Formate wie Microsoft Word (docx) oder Excel (xlsx) binden Organisationen an spezifische Softwareunternehmen und deren Entwicklungszyklen.
Das Problem ist subtil aber persistent: Wer seine wichtigen Dokumente nur in proprietären Formaten speichert, wird unwillkürlich abhängig von den Softwareanbietern dieser Formate. Versionsumbrüche, Lizenzmodelländerungen, technische Inkompatibilitäten oder einfach Geschäftsentscheidungen des Anbieters können zu massiven Problemen führen. Ein Unternehmen kann seine eigenen Daten plötzlich nicht mehr vernünftig auslesen oder bearbeiten.
Open Document Format (ODF) bietet hier einen Ausweg: Es ist ein offener Standard, öffentlich dokumentiert und nicht unter der Kontrolle eines einzelnen Konzerns. Jeder kann Tools bauen, um ODF-Dateien zu erstellen und zu lesen. Dies schafft echte Unabhängigkeit und verhindert Vendor Lock-in. Zudem ist ODF langzeitstabil: Dokumente in diesem Format bleiben lesbar, auch wenn Softwareversionen veralten oder Produkte eingestellt werden.
Für Schweizer KMUs hat dies konkrete Auswirkungen. Besonders bei langzeitarchivierungs-wichtigen Dokumenten, in der Verwaltung oder bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern ist die Formatwahl kritisch. Eine Buchhaltungsdatei, die nur Excel öffnen kann, wird zum Risiko, falls Microsoft den Support ändert. Ein ODF-basiertes System bietet Schutz.
Viele öffentliche Institutionen und progressive Unternehmen wechseln deshalb zu ODF. LibreOffice, ein kostenloses Open-Source-Office-Paket, unterstützt ODF vollständig. Der Wechsel erfordert Umstellung, aber die mittelfristige Freiheit und Sicherheit lohnen sich. Es geht letztlich um Kontrolle über die eigenen Daten.