Die Abhängigkeit von Microsoft 365 ist für viele Unternehmen ein strukturelles Problem. Cloud-basierte Office-Lösungen bieten zwar Komfort und Collaboration-Features, bringen aber auch Risiken: Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter, Datenspeicherung in fremden Systemen, Lizenzkosten, die sich jederzeit ändern können, und potentielle Compliance-Probleme, wenn Datenschutz- oder Datenresidenz-Vorgaben nicht erfüllt sind. Für Organisationen, die öffentliche oder sensible Daten verwalten (Behörden, Finanzwesen, Gesundheit), wird digitale Souveränität zunehmend zur Verpflichtung.
Open-Source-Alternativen haben in den letzten Jahren grosse Fortschritte gemacht. LibreOffice mit Cloud-Integration, Nextcloud mit integriertem Office (OnlyOffice oder Collabora), oder spezialisierte Lösungen bieten Funktionalität, die für viele Anwendungszenarien mit Microsoft 365 konkurriert. Diese Systeme können on-premise oder auf eigenem Cloud-Hosting betrieben werden, was volle Kontrolle über Daten und Systeme erhält.
Die Umstellung ist nicht kostenlos: Sie erfordert Schulung der Nutzer, Migration von Daten und möglicherweise Anpassungen von Workflows. Allerdings fallen die Lizenzkosten weg oder sind deutlich niedriger, und die Abhängigkeit vom Vendor sinkt. Besonders attraktiv ist das für Organisationen, die bereits Linux einsetzen oder eine offene IT-Strategie haben.
Für KMU-Betriebe ist der Umstieg eine strategische Überlegung: Kleine Unternehmen zahlen oft relativ viel für Microsoft 365, wenn man die Lizenzen pro Nutzer hochrechnet. Wer in 10, 20 oder 50 Arbeitsplätze Microsoft 365 lizenziert, kann mit Open-Source-Alternativen erheblich sparen und dabei sogar mehr Kontrolle und Flexibilität gewinnen. Es lohnt sich, in einem Pilotprojekt zu testen, ob ein Wechsel für die eigene Organisation sinnvoll ist. Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister kann den Migrationsprozess vereinfachen.