Das deutsche Bundeskabinett hat den Weg für eine Digitalisierung des Kassenbelegs geebnet. Ab 2028 sollen Unternehmen digitale Kassenbelege zum Standard machen, womit Papierbons schrittweise obsolet werden.
Diese Regulierung hat mehrere Hintergründe. Erstens gibt es Umweltbedenken: Millionen von Papierkassenbons enden jedes Jahr im Abfall, viele davon beschichtet mit Chemikalien wie Bisphenol A (BPA), was sie schwer zu recyceln macht. Zweitens ermöglicht die Digitalisierung bessere Transparenz und Nachverfolgung für Steuerbehörden. Drittens kann sie Betrug reduzieren, da digitale Belege schwerer zu fälschen sind als Papierbelege.
Für Einzelhandelsunternehmen und Gastgewerbe bedeutet dies erhebliche Umstellungen. Sie müssen ihre Kassensysteme aktualisieren, um digitale Belege zu generieren. Diese müssen dem Kunden in irgendeiner Form zugänglich gemacht werden: per E-Mail, SMS, QR-Code oder Ausdrucke eines digitalen Dokuments.
Kleine bis mittlere Unternehmen könnten hier auf Schwierigkeiten stossen, wenn ihre existierenden Kassensysteme veraltet sind und Upgrades erforderlich werden. Für Schweizer IT-Dienstleister könnte dies indirekt relevant sein, falls sie Kunden mit deutsch-österreichischen Niederlassungen haben.
Technisch stellt sich auch die Frage nach Datenspeicherung: Wer speichert die digitalen Belege, wie lange, und wie wird Datenschutz gewährleistet? Dies werden zentrale Fragen bei der Umsetzung sein.
Die Übergangsfrist bis 2028 gibt Unternehmen Zeit zur Vorbereitung, aber es ist wichtig, dass IT-Systeme-Anbieter jetzt bereits damit beginnen, ihre Lösungen vorzubereiten. Der Trend zu digitalen Belegen wird sich weltweit ausbreiten, und wer früh die richtigen Systeme bereithält, hat Wettbewerbsvorteil.