Der Wechsel von Mitarbeitern ist in Unternehmen jeder Grösse ein regelmässiger Prozess. Wenn Angestellte das Unternehmen verlassen, sollten ihre Zugänge zu IT-Systemen sofort deaktiviert werden. Doch eine Umfrage zeigt ein besorgniserregendes Bild: Nur 49 Prozent der befragten Organisationen bestätigen, dass sie sämtliche Login-Zugänge konsequent deaktivieren. Gleichzeitig berichten 54 Prozent der ehemaligen Mitarbeiter, dass sie noch Wochen oder sogar Monate nach ihrem Ausscheiden funktionierende Zugangsrechte nutzen könnten, und einige tun es tatsächlich.
Dieses Versäumnis birgt erhebliche Sicherheitsrisiken. Ehemalige Mitarbeiter mit aktiven Zugängen könnten absichtlich oder fahrlässig sensible Daten abgreifen, Systeme manipulieren oder Malware einschleusen. Besonders problematisch wird es, wenn es zum Streit um eine Kündigung kommt oder wenn ein Mitarbeiter in Konkurrenzunternehmen arbeitet. Auch ein ehemaliger Mitarbeiter mit geöffnetem Laptop oder vergessenem Passwort wird zur Gefahr, falls sein Zugang noch aktiv ist.
Die Gründe für die lückenhafte Deaktivierung sind vielfältig. Oft fehlt eine strukturierte Prozessdokumentation, bei der alle Systeme und Zugänge eines Mitarbeiters zentral verwaltet werden. In grösseren Unternehmen ist die Komplexität hoch: E-Mail-Konten, VPN-Zugang, Cloud-Speicher, spezielle Fachanwendungen, jede Abteilung verwaltet ihre eigenen Zugänge, und es gibt keine übergeordnete Checkliste. Hinzu kommt ein administrativer Aufwand, der bei Kündigung oft unterschätzt wird.
Für KMU ist diese Problematik besonders relevant, da sie häufig weniger formalisierte Prozesse haben als Grossunternehmen. Eine ausscheidende Fachperson mit breiten Systemzugangsrechten kann erhebliche Schäden anrichten. Es empfiehlt sich, einen standardisierten Offboarding-Prozess zu etablieren, bei dem ein Mitarbeiter der IT-Abteilung eine Checkliste aller Zugänge abhakt und zeitgleich deaktiviert. Cloud-basierte Identity-Management-Systeme können solche Prozesse automatisieren und dokumentieren.